Certaines entreprises ont choisi de réinventer les réunions en adoptant une méthode innovante : le silence. Plutôt que de commencer par des discussions, elles démarrent par l’écrit, en collectif. Par la suite, les participants échangent sur les remarques de chacun. Cette approche, appelée Silent Meetings, est pratiquée chez des géants comme Amazon, Twitter et LinkedIn.
Vous connaissez forcément quelqu’un qui passe la plupart de son temps de travail en réunion. Curieusement, ils ne mentionnent pas ce qu’ils ont accompli pour créer de la valeur pour leur entreprise. « Tu as fais quoi aujourd’hui » « J’étais en réunion ».
Réunions : Nécessaires mais pas toujours productives
Les réunions ont leur importance, certes. Mais qui peut affirmer que toutes les réunions sont productives, bien préparées et animées avec professionnalisme ? Souvent, elles manquent de collaboration et d’intelligence collective, et ne génèrent pas la valeur escomptée pour l’entreprise.
Ne vous est-il jamais arrivé de quitter une réunion en vous sentant dépité, ayant l’impression d’avoir perdu votre temps ? Trop souvent, les mêmes personnes monopolisent la parole, étouffant les contributions des plus timides. Ces derniers finissent par ne plus oser s’exprimer, sachant que, de toute façon, la décision finale sera celle du chef ou de ceux qui parlent le plus.
Le réunions inefficaces ont un coût pour l’entreprise
Les réunions mal organisées ont un coût non négligeable pour l’entreprise. Non seulement elles ne produisent pas la valeur attendue, mais elles sont également coûteuses. Si l’on multiplie le coût horaire d’un salarié par le nombre de participants, le montant devient rapidement impressionnant.
Avec un tel coût horaire cumulé, il serait préférable que les réunions soient réellement productives et que chaque participant puisse apporter sa contribution. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas, surtout lorsque ceux qui maîtrisent la dynamique des réunions dominent les débats.
Pourquoi adopter les Silent Meetings dans vos entreprises ?
Voici quelques raisons pour lesquelles les Silent Meetings peuvent transformer vos réunions :
- Productivité accrue : Moins de temps perdu en discussions inutiles.
- Égalité de parole : Chacun peut s’exprimer par écrit, sans peur d’être interrompu.
- Meilleure préparation : Les participants arrivent avec des idées déjà formulées.
- Réduction des coûts : Une meilleure organisation pour des réunions plus courtes et plus efficaces.
Comment les entreprises comme Amazon mettent elles en place les Silent Meetings ?
Les « Silent Meetings » ou réunions silencieuses sont une pratique émergente dans certaines entreprises technologiques, visant à améliorer l’efficacité et la productivité des réunions. Voici comment des entreprises comme Amazon, Twitter et LinkedIn les mettent en place :
Amazon
Amazon est souvent cité comme un pionnier dans l’utilisation des réunions silencieuses. Voici comment cela fonctionne chez eux :
- Document Préparatoire : Avant la réunion, l’organisateur prépare un document détaillé (généralement de 6 pages maximum) qui couvre tous les aspects importants du sujet à discuter.
- Lecture Silencieuse : Au début de la réunion, les participants passent les 20 à 30 premières minutes à lire ce document en silence.
- Discussion Structurée : Une fois la lecture terminée, la discussion commence. Tous les participants sont maintenant sur la même longueur d’onde, ce qui rend les discussions plus ciblées et productives.
Chez Twitter, la mise en œuvre des réunions silencieuses peut varier, mais suit souvent ces lignes directrices :
- Agenda Clair : Un agenda clair et détaillé est partagé avant la réunion, permettant aux participants de se préparer à l’avance.
- Temps de Consultation : Une période de 10 à 15 minutes est souvent allouée en début de réunion pour permettre aux participants de consulter les documents et les données en silence.
- Discussion : La discussion qui suit est plus structurée et axée sur la prise de décision, grâce à la préparation préalable.
LinkedIn adopte également des pratiques similaires pour ses réunions silencieuses :
- Préparation : Les organisateurs envoient des documents préparatoires avec des résumés, des analyses et des points de discussion avant la réunion.
- Lecture en Silence : Les premières minutes de la réunion sont consacrées à la lecture silencieuse de ces documents.
- Discussion et Questions : Après la période de lecture, les participants peuvent poser des questions, clarifier des points et discuter des sujets en profondeur.
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